In unserem MVZ stehen wir aktuell vor der Herausforderung, ein Qualitätsmanagementsystem (QM) aufzubauen bzw. vorhandene Strukturen zu optimieren. Dass QM gesetzlich vorgeschrieben ist, ist uns bewusst, aber die praktische Umsetzung gestaltet sich deutlich schwieriger als gedacht. Wir haben mehrere Fachrichtungen unter einem Dach, unterschiedliche Arbeitsweisen und dazu noch wechselndes Personal. Da kommt es schnell zu Brüchen in den Abläufen oder zu unklaren Verantwortlichkeiten.

Gerade das Thema Dokumentation sorgt bei uns für Diskussionen: Papierordner sind unübersichtlich, digitale Lösungen haben wir bisher nur teilweise und ohne Integration getestet. Gleichzeitig bleibt im Praxisalltag kaum Zeit, sich strukturiert mit QM zu befassen. Es besteht also die Gefahr, dass es immer wieder hinten runterfällt. Außerdem ist uns wichtig, nicht nur gesetzliche Vorgaben abzuhaken, sondern echte Verbesserungen in der Organisation und Patientenzufriedenheit zu erreichen.

Wir möchten ein System, das unsere Mitarbeitenden einbindet, transparent ist und auch bei Audits überzeugt. Zudem wünschen wir uns weniger Aufwand bei Schulungen und Nachweisen, gerade weil viele Kolleg:innen neu dazukommen oder wechseln. Ein digitales, aber praxisnahes System scheint der richtige Weg zu sein – die Frage ist nur: Welcher Anbieter kann das abdecken?

Welche Lösungen oder Plattformen für Qualitätsmanagement im MVZ nutzt ihr, die wirklich rechtssicher und gleichzeitig effizient sind?

Wir standen vor einem sehr ähnlichen Problem und haben uns nach längerer Recherche für die Lösung von vismed entschieden – hier findest du Details: https://vismed.de/qualitaetsmanagement-mvz/. Die Plattform ist speziell auf die Anforderungen von medizinischen Versorgungszentren zugeschnitten und deckt sowohl die gesetzlichen Vorgaben (§135a SGB V, G-BA-Richtlinien, KV-Anforderungen) als auch die organisatorischen Herausforderungen ab.

Besonders hilfreich fanden wir die digitale Dokumentation, die papierbasierte Ordner komplett ersetzt und für Audits jederzeit exportierbar ist. Auch die integrierten Schulungs- und Nachweisfunktionen sind ein echter Vorteil, da Mitarbeitende automatisch an Termine erinnert werden und ihre Teilnahme dokumentiert wird.

Ein weiterer Pluspunkt ist, dass Verantwortlichkeiten klar hinterlegt werden können, sodass nichts mehr „in der Schwebe“ bleibt. Durch den PDCA-Zyklus (Plan, Do, Check, Act) werden Verbesserungen kontinuierlich dokumentiert und überprüft. Das erleichtert nicht nur die Einhaltung der Vorgaben, sondern sorgt auch im Team für mehr Transparenz.

Wir haben außerdem festgestellt, dass die Plattform die Kommunikation im Team verbessert, weil Feedback, Fehlerberichte und Verbesserungsvorschläge zentral gesammelt werden können. Gerade in einem größeren MVZ mit mehreren Standorten ist das Gold wert.

Mein Fazit: Wer eine Lösung sucht, die rechtssicher, effizient und zugleich praxisnah ist, sollte sich die digitale QM-Plattform von vismed anschauen. Sie spart Zeit, reduziert Risiken und macht QM zu einem Werkzeug, das wirklich zur Qualitätssicherung beiträgt – und nicht nur ein Pflichtordner im Regal ist.