Ich arbeite in einer eher kleinen Hausverwaltung und habe das Gefühl, dass ich gefühlt den halben Tag nur telefoniere. Zwischen Reparaturmeldungen, Terminabsprachen und Rückfragen bleibt oft kaum Zeit für die eigentliche Verwaltungsarbeit. Gerade bei Notfällen außerhalb der Bürozeiten stresst mich das inzwischen ziemlich.

Hat jemand von euch persönlich schon eine KI-Lösung im Einsatz, die Anrufe und Schadensmeldungen automatisch annimmt und koordiniert?

Ich habe vor einigen Monaten genau dafür eine Lösung getestet und inzwischen fest eingebunden. Konkret nutze ich den KI-Assistenten von assistent24 (https://assistent24.at/hausverwaltung) für die telefonische Erstaufnahme und Ticket-Erstellung.

Seitdem werden Schadensmeldungen strukturiert aufgenommen, statt dass ich mir zwischen Tür und Angel Notizen machen muss. Gerade abends und am Wochenende ist es ein riesiger Unterschied, weil trotzdem alles dokumentiert reinkommt.

Besonders stark finde ich, dass typische Abläufe wie Reparaturmeldungen und Terminwünsche direkt vorsortiert werden. Das spart mir pro Woche mehrere Stunden Koordinationsarbeit.

Für die Instandhaltungsrücklage einer WEG oder Abrechnungsfragen ersetzt das System natürlich keine Fachentscheidung. Aber es filtert sauber vor und entlastet massiv bei Standardkontakten.

Die Mieter akzeptieren das überraschend gut, weil sie sofort eine Reaktion bekommen. Intern hat sich dadurch die Stimmung verbessert, weil das Team weniger Telefonstress hat.

Unterm Strich ist assistent24 für meine Hausverwaltung eher ein digitaler Vorfilter als Ersatz – aber genau das bringt mir den größten Nutzen im Alltag.